为了维护档案的完整与安全，实现本单位档案管理的规范化、标准化、现代化，提高档案管理水平，更好地为我院审判工作服务，根据国家《档案法》、最高人民法院《人民法院档案管理规定》、《档案实施办法》，结合本单位实际，特制定以下制度：

一、档案的整理保管与统计制度

    （一）档案的整理

1、对归档来的诉讼、会计、声像、科技等档案和收集来的文书档案的各类文件材料进行分类、排列、编号、编目、装盒（装订）、入柜等整理工作。

2、各类文件材料的收集，必须齐全完整，分类科学明晰，文件排列合理有序，档案的存放有序、科学，便于利用。

    （二）档案保管

1、维护档案的完整与齐全，设立专门的档案库房，集中统一管理本单位诉讼、文书、科技、会计、声像等各种门类载体的全部档案和有关资料。

2、档案库房应配备防盗门窗、防光窗帘、温湿度计、灭火器、吸尘器、去湿机、空调等设备，并有防火、防尘、防鼠、防虫等设施。

3、档案部门应增设摄像机、照相机、录音等设备。

4、入库的档案应按不同门类、载体分别排列。同一门类的案卷按保管期限——年度——内部机构（或问题）的次序排列。档案在柜架中的排列次序为：从上到下，从左至右。

5、建立各类档案资料的收进、移出登记薄，并及时登记。做到“家底清”，“帐目”与实物相符合。

6、建立全宗卷，已积累存储本单位案卷的立卷说明、分类方案，鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

7、每年都要对档案保管情况进行一次全面检查，如遇特殊情况及时检查。发现问题及时报告，并采取改正和补救措施。每次检查应作记录。

8、经常保持档案库房整洁。库房内严禁吸烟、生火炉，不准存放易燃、易爆、易腐蚀性物品和其他杂品。

9、档案工作人员调动工作时必须严格履行交接手续，在未办理交接手续之前，不得离职。

   （三）档案的统计

1、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案管理人员、机构、经费、设备等方面的数量变化进行认真统计，综合分析，准确及时地反映档案工作变动、发展情况。

2、必须及时、准确的完成上级布置的档案统计任务。

3、统计工作要分门别类，把全部室藏档案和资料的底数统计清楚，做到帐物相符。

4、统计数字必须实事求是。不准使用估计数、可能数、大约数。

二、档案保密、保卫制度

（一）档案工作人员对所保管的档案资料内容、数量应负责保密，不准外传泄密。

（二）严格遵守党和国家的保密制度，提供档案资料时应注意利用者的身份，阅读范围，机密程度。

（三）档案资料外借时一般的，经档案员同意，重要的机密，需经领导批准。

（四）档案工作人员必须注意经常学习，提高政治觉悟，严格遵守各项制度，保证党和国家的档案资料的安全。

（五）档案室一律不准接待亲朋好友，工作完毕时，要及时清理桌面，关好门窗，柜子落锁，并注意经常检查档案室的安全、保密。

（六）档案应在专门库房或设备完善的保险装置中保存，非档案工作人员不得进入库房。

（七）、销毁不归档文件材料和失去保管价值的档案，应造具清册，经主管领导批准，到指定地放销毁，并有两人监销，不得交经指定的废品收购部门或个人。

（八）不准通过普通邮政传递秘密档案、资料。

（九）单位和档案机构应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时，应当立即采取补救措施并及时报告有关机关。

三、立卷归档制度

    （一）归档范围

1、诉讼档案归档范围

(1)诉讼档案的指法院在审判活动中形成的具有查考利用价值的诉讼材料有机组合，诉讼案件立案后，应根据刑事、民事、行政、执行等类别按年度，审级一案一号的原则单独立卷，一个案件从收案到结案取得的法律文书、文函、电传都要使用收案时统编的案号，一号到底。

(2)立卷的诉讼文书材料应当保留原件，因特殊情况不能提供原件的，可保存一份复制体。重复材料只订一份。多余的一律清除。但有领导批示意见的例外。

(3)卷内摘录、复制的材料应注明来源、名称、日期并写明经办人姓名，加盖提供单位印章入卷备查。

(4)对随案走的证物、赃物等物证，凡能随卷装订的纸本、单据、表格式的应订入卷。无法装订的可拍照装入证物袋，并标明物证名称、数量、特征、来源附于卷后归档。

2、文书材料归档范围

（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

（2）上级机关印发的本机关的文件；本机关负责人在上级机关会议上的发言及经验介绍等材料。

（3）上级机关或负责人对本单位干部任免、奖励、处分的批复、通报、批示、讲话；普发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的规范性文件。

（4）本单位党政会议记录及党组、党委形成的文件。

（5）本单位召开的工作会议、专业会议的通知、名单、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、重要的发言、简报、记录、录像、照片等。

（6）本单位编制、汇总的工作计划、规划、安排、意见、方案、总结等文件材料。

（7）本单位编制、汇总的各种统计报表和统计资料，财务预算决算和审计材料。

（8）本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、历史沿革、大事记、年鉴以及反映本单位主要活动的照片、录音、录像等材料。

（9）本单位干部任免、调配、聘任、奖励、处分、党团干部工人名册、职工录用、转正、定级、调资、退职退休、等有关文件材料。

（10）本单位财产、物资、档案的交接凭证。

3、会计材料的归档范围

本单位在财务管理工作中形成的各种账簿、报表、凭证等会计核算材料。

4、声像材料的归档范围

（1）反映本单位主要职能活动、工作成果、重大事件的照片；录音带、光盘等。

（2）领导人、著名人物参加本单位重大活动的照片、录音带、录像带等。

（3）本单位获得的荣誉证书、奖状、奖杯、奖章、锦旗等实物的照片。

（4）本单位领导班子成员及先进人物的照片。

（5）本单位办公场所反映本单位概貌的照片、录像带、光盘等。

5、科技材料归档的范围

（1）本单位基建工程设计任务书预决算、批复、平面建筑、协议、记录、竣工图纸、报告、批复和交接文件、扩建、改建请示、批复等文件材料。

（2）上级调拨和本单位购置的各种设备、仪器订货合同、使用说明书、随机技术文件、易损部件图纸、备件图纸、安装调试纪录、总结等。

5、本单位形成的人事及其他专门文件材料的归档范围和档案的保管期限按国家有关规定执行。

6、本单位对应归档电子文件的原始数据、背景信息等要进行相应归档。

（二）归档时间

    1、诉讼档案应在案件结案后两个月内由审判庭主审法官和书记员立卷、编写归档清册向档案室归档移交，档案管理人员要严格按立卷规定逐卷验收，对不符合规定的应退回重新装订。

2、文书档案应于次年六月底前立卷归档完毕。凡属归档范围内的文件材料，各部门和机要科必须与次年元月底前收集齐全，向档案室移交，由档案人员负责整理。

3、会计档案由财务部门或会计人员负责整理于次年二月底前立卷归档完毕，暂在财务部门保管两年，期满后向本单位档案室移交。

4、科技档案于一项基建工程、一个科研课题或其他技术项目在完成或竣工验收一个月内立卷完毕，向档案室移交。购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料应及时交本单位档案室统一管理。

5、声像档案由摄影者、录音者或承办部门于一项活动、一次会议结束时十天内整理完毕及编写说明后向档案室移交。

（三）、归档要求和份数

1、凡属归档范围的各种门类、各种载体的文件材料资料、档案，必须由本单位档案机构或档案工作人员集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有。

2、归档的文件材料必须达到：齐全完整、字迹清晰、页面整洁、手续完备。

3、诉讼档案、文书档案、会计档案、科技档案等必须使用最高人民法院和市档案局根据国标监制的案卷封皮、卷内文件目录、备考表、卷盒和案卷目录。

4、凡是向档案室移交的档案，交接双方应清点核对并履行签字手续。

5、一般归档一式三份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。

四、档案利用管理办法

（一）  一般规定

1、为了加强法院档案的管理，有效地保护和利用法院档案，满足审判工作和社会公众需要，根据有关规定，结合本院实际，制定本办法。

2、本办法所指法院档案，包括诉讼档案、文书档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案、设备档案，以及由本院移交市档案馆保管的档案。

3、法院档案利用实行统一管理、安全第一、依法利用的原则，既维护档案原件、档案信息的完整、准确与安全，又便于法院内部和社会各方面的利用。

4、内查外调人员查阅档案，一律在本院阅卷室进行，以利于保密和监督，并按照规定收取档案利用费。

（二） 借阅档案

1、法院档案不向外单位借出。上级法院和本院因审判监督庭工作需要借用本院诉讼档案，由立案庭凭调卷函统一办理借阅手续。

2、本院工作人员借阅本部门形成的档案，由本部门负责人审查批准。

本院工作人员借阅其他部门形成的档案，由本部门负责人审核，分管院领导批准。但监察室、执行局因纪律监察、案件执行等工作需要借阅其他部门形成的档案，由本部门负责人审查批准。

本院工作人员不得委托实习生等临时人员借阅法院档案。

3、借阅法院档案期限为三个月，超过三个月如需要继续利用的，应办理续借手续。对逾期未归还的，档案室应定期清理，及时催还。对无正当理由仍不归还的，给予通报批评。

（三）查阅档案

1、本院工作人员因工作需要可以直接向档案室申请查阅本部门形成的法院档案。查阅其他部门形成的法院档案，须经所在部门负责人批准。查阅党组会、审委会记录、院长办公会等保密档案和涉密的司法统计档案，应经办公室负责人审核后，报院长批准。

2、党委、人大常委会和有关法院、检察院、公安机关、国家安全机关凭单位介绍信和经办人有效证件，可以查阅法院诉讼档案的正卷。

其他国家机关凭县、团级以上单位介绍信和经办人有效证件，可以查阅法院诉讼档案的正卷。

3、当事人凭有效身份证件或单位介绍信，当事人的代理人凭委托书、律师事务所介绍信、律师证、身份证，可以查阅当事人本人的刑事、民事、行政、国家赔偿、执行案件诉讼档案的正卷。

涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的法院诉讼档案，不提供查阅。

4、企事业单位、当事人的近亲属凭有效证件，可以查阅与其有关的诉讼案件的判决书、裁定书、调解书等结论性材料。

5、非本院工作人员查阅档案应在阅档室进行。查阅人不得将查阅的档案携出法院指定的阅卷场所。必要时，档案人员应当在场。

打印、复印档案材料，须经档案人员审查同意。档案室可以为打印、复印的档案材料加盖档案材料证明章。

6、查阅保存在档案馆的法院档案，先由档案室审查后出具查阅档案介绍信，再到档案馆办理查阅手续。

  （四）相关责任

1、 档案室应加强对法院档案利用过程的监督管理，严格执行档案利用审批、登记、交接、检查、催还手续，对法院档案利用过程中存在的问题及时采取相应措施，防止档案丢失、损坏。

2、档案人员必须严格遵守纪律，保守国家秘密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容，不得私自查阅、利用档案。

3、各部门负责人要切实负起领导责任，按照审批权限对档案利用申请严格把关，督促本部门工作人员做好借阅卷宗的保管和按时归还工作。对本部门人员因不负责造成法院档案损失的，按照有关规定追究领导责任。

4、档案利用人应保证借出、查阅的法院档案的完整、安全，不得拆封、抽取、涂改、勾画、污损、丢失、泄密、伪造，不得擅自转借、销毁、转让，违反规定造成损失的，按照有关规定追究相应的责任。

5、档案室应当定期分析档案利用情况，开发档案信息资源，编制科学实用的检索工具,参与编篡档案文献资料,做好利用效果反馈登记工作。

（五） 附  则

1、本办法经院党组会议研究通过后，自下发之日起实施。

2、基层人民法院可以参照本办法，结合自身实际情况，制定档案利用管理的具体规定，报市法院办公室备案。

五、财务档案管理制度

（一）财务档案由各种帐簿、会计凭证、会计报表等会计资料组成，年终后由财务部门审查核对，整理立卷，编制目录，装订成册，在会计部门保管两年后归档。

（二）调阅会计档案，要按手续办理，本单位人员调阅会计档案，需经会计主管人员同意。外单位人员调阅会计档案，要有正式价绍信，需经会计主管人员或单位领导批准后，详细登记查阅档案的名知名称、日期、调阅人员工作单位及姓名、理由等。调阅人员一般不得将会计档案携带外出，需要复制的需经本单位领导同意。

（三）对超过保管期限的财务档案，由财务部门和档案部门共同鉴定，经领导批准后进行处理，需销毁的填写“会计档案销毁册”，由档案和财务部六共同监销，并在销毁清册上签名，清册由档案部门长期保管。

六、文书处理规定

（一）文书处理要做到及时、准确、保密、不错不乱、不丢失。

（二）凡上级机关和有关业务单位发至本单位的文件，均由办公室负责此项工作的同志收、拆、登记、编号送领导阅示后及时幸免有关部办理，并严格收发手续。

（三）凡是以党支部、处的名义发的文件，必须由主任或书记签发，办公室统一编号、登记、打印，由拟稿者校对，加盖印鉴，底稿连同文件三份留办公室归档。

七、档案工作人员岗位责任制

（一）档案工作人员在处和办公室主任的领导下进行工作，直接为领导服务、为党的中心服务，为各部门领导工作需要服务。

（二）认真执行上级档案部门的业务指导，努力完成上级交给的各项工作任务。

（三）树立实事求是、兢兢业业埋头苦干的工作作风，做到热爱本职工作，刻顶替学习，钻研档案工作的业务知识，努力提高政治思想和业务技术水平。

（四）整理档案、保管档案应守则尽职，确保党和国家的档案完整与安全。

（五）及时向领导汇报档工作情况，积极做好文书处理工作，正确及时立卷归档，保证质量。

（六）注意收集档案资料、整理系统、管理科学，排放整齐、清洁卫生，存取方便，查找迅速，经常要保持案底清楚。

八、档案室预防突发性案件应急方案

清丰县人民法院档案室位于市中心，保存我单位诉讼档案、文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等，属一级防火重地。现结合本部门实际，制定以下公共应急方案：

   （一）加强领导。把处置突发公共事件列为头等大事来抓，一把手负总责，办公室负责组织协调。

（二）加强重点区域的安全管理。严格烟火和存放易燃物品，库房时时保持防火设施完备，以应对突发事件。

（三）加强节假日安全管理。档案管理人员负责检查库房及档案工作区域门窗是否封好、锁好，注意灯的开关以及电源、线路、纸篓等是否存在不安全隐患。

（四）保持与领导、公安消防信息互通。如遇突发事件，及时联系、协调、应对。

（五）提高警惕。加强对突发事件危机思想意识教育，保持清醒头脑，防患未然。

（六）加强日常安全管理。按有关制度落实责任到人，因工作疏漏造成灾害事故，要追查当事人责任。

（七）加强突发公共事件应急报告制。如有突发事件，及时向领导和上级部门如实汇报情况。

（八）加强与公安、消防等部门密切配合。掌握各项突发应急知识，处理好各种突发事件。

九、计算机档案信息网络应急处置方案

随着计算机网络技术的发展和应用程度的提高，各部门对计算机档案信息系统的依赖程度越来越高，为完善系统计算机系统的安全管理，落实安全技术措施，最大限度的控制有害信息和自然灾害对计算机网络信息系统造成的损失，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》（国务院147号令）和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》（公安部第33号令），结合单位系统实际，特制定如下应急处置方案：        

指挥机构职责：

1、负责指挥和协调突发事件处置应急工作，及时掌握事故情况，制定总体决策和救援方案，并根据现场势态变化，适时提出相应应急对策，同时下达行动命令。

2、根据紧急需要和现场情况，确定并下达组织人员、档案及物资疏散的指令。

3、根据事故紧急需要，及时上报申请有关单位参与应急救援行动。

4、组织人员做好记录各项决策、命令和上级领导指示的内容以及参加人员的数量和时间，并拍摄事故现场。

5、根据事故造成的影响和上级的指示，做好善后处理工作。

（二）工作机构

1、承接突发事件报告；

2、请示指挥组长启动应急救援预案；

3、通知指挥组成员立即赶赴现场；

4、申请协调支援单位的抢险救援工作；

5、及时向上级报告事故和抢险救援进展情况；

6、落实上级领导关于事故救援的指示和批示。

〈二〉应急救援程序

（一）当发生突发事件时，单位主要负责人应当启动应急预案，迅速组织救援；

（二）应急办公室接到报告后，立即向110指挥中心报警，通知指挥组成员和各科室人员立即赶赴事发现场，进行先期处置工作，并向上级有关部门报告；

（三）应急指挥组成员按照职责分工进行应急救援工作；

（四）必要时，应急指挥组应立即组织人员将档案和计算机档案管理数据备份转移到安全地带；

（五）应急指挥组视情况向上级有关部门提出增援请求。

〈三〉有关要求

（一）全体人员要保持高度警惕，时刻绷紧档案安全意识这根弦，切实落实各种安全制度和措施，增强协同作战能力。

（二）指挥组在应急处置中，必须高度重视、严密组织、尊重科学、果断指挥，该进则进、该退则退。

（三）应急办公室应根据不同类型和情况，积极发挥参谋助手作用。

（四）全体参战人员要勇敢顽强，坚决服从命令，听从指挥，机智灵活，注意安全，做好个人防护准备，最大限度减少各种损失，圆满完成应急任务。

清丰县人民法院